Всё более востребованной становится услуга аренды конференц зала. Можно заказать помещение на час или на целый день, попросить о дополнительных услугах (установка техники, фуд-зоны). Зачем это делается? Чтобы с комфортом провести мероприятие. Прибегают к услуге не только владельцы фирм, но также индивидуальные предприниматели, государственные организации и т.д. Если потребуется аренда зала Киев, то сделать это несложно, важно только подобрать идеальное помещение для планируемой встречи. Если оно будет соответствовать всем стандартам и пожеланиям, то успех в деле на 80% гарантирован.

Какие мероприятия проводятся в конференц залах

Само название уже говорит о том, что зал предназначен для проведения конференций. Но это лишь один из многих случаев, когда может потребоваться аренда:

  • Семинары и лекции – гораздо удобнее рассказать людям о чем-то в большом красивом помещении, где ничего не отвлекает внимание.
  • Деловые встречи – когда планируется решать важные вопросы в течение нескольких часов, то аренда конференц зала идеальный вариант, особенно если выбрать помещение в гостинице, где расположились гости. Это позволит сделать встречу комфортной и продуктивной.
  • Обучающие занятия для новых сотрудников компании. Часто фирмы имеют большой штат, много офисов, постоянно набирают людей, но не имеют собственного актового зала. Тогда лучше арендовать его, и провести обучение всех новичков разом.
  • Презентация нового продукта/изобретения/разработки и т.д. Многие конференц залы оснащены мультимедийной техникой, что позволяет ознакомить людей с продуктом словесно и визуально. Особенно это эффективно работает в привлечении инвесторов, ведь задача компании – показать, рассказать, удивить и заинтересовать.
  • Пресс-конференции – удобно собрать всю прессу в одном месте, где люди могут легко разместиться на стульях, задавать вопросы, и получать ответы четко и ясно благодаря микрофону и колонкам.
  • Мастер-классы – с этой целью обычно выбирают просторные свободные помещения, где много столов, люди могут ходить, смотреть, чему-то учиться.
  • Собрания и совещания – перед особо крупными сделками или контрактами всем руководителям филиалов лучше собраться и обсудить детали, подготовиться.

В залах для конференции можно провести абсолютно любое мероприятие, даже если ранее никто такого не делал. Креатив и подготовка – и всё будет сделано в лучшем виде.

 

Преимущества аренды конференц зала

Люди уже давно не считают, что аренда конференц зала – это дорогая и бессмысленная трата времени. Практика показала, что у проведения мероприятий в арендуемом здании есть ряд преимуществ:

  • Выбор удобного времени – от пары часов до суток.
  • Зал подготовят работники центра, всё будет убрано, проветрено.
  • По просьбе заказчика поставят нужное количество столов и стульев, установят проектор, колонки, микрофоны и трибуну, осветительные приборы.
  • Можно приехать со своим оборудованием (плакаты, стенды, макеты, видеопроигрыватель и т.д.), которое быстро помогут разместить.
  • Есть возможность устроить кофе-брейк, выделив определенную часть под легкие закуски и кофе машину.
  • Можно пользоваться вай-фаем или проводным интернетом.
  • Не нужно после себя убирать, всё сделают работники центра.
  • Заранее обговорив все детали, можно не волноваться и приехать на всё готовое.

Всегда рядом находятся сотрудники центра, которые помогут в случае технических сбоев, организуют трансфер, закажут еду или выполнят другое поручение. В этом и заключается удобство аренды зала.

Как выбрать зал для конференции

От выбора зала зависит успех мероприятия. Часто презентации проходят плохо, инвесторы остаются недовольны, а клиенты бегут прочь, только потому что не понравилось само действие. Во избежание провала, следует учесть такие факторы:

  • Сколько человек будет – места должно хватить всем. Кому понравится стоять у стены двухчасовую лекцию?
  • Как лучше разместить гостей – стулья в ряды хороши для лекций, семинаров, симпозиумов и презентаций, а круглый стол для собраний и бизнес-встреч.
  • Нужно ли мультимедийное оборудование, важно не вспомнить о нем в последний момент, так как установка занимает время, а время – деньги.
  • Стилистическое оформление. Люди любят всё рассматривать, поэтому если планируется привлекать клиентов, то лучше, если их не будут отвлекать яркие плакаты с приглашением на фестиваль или множество картин.

Выбирая зал, нужно не забывать о том, чтобы гостям было удобно добираться. Лучший вариант – здание в центре с хорошей транспортной развязкой. Позаботьтесь о том, чтобы все гости получили приглашение с точным адресом, а сам зал не был расположен в подворотне за углом пятого дома во втором ряду от дороги. Такое здание точно никто не найдет.

 

Каким критериям должен соответствовать хороший конференц зал

Для проведения тренинга, мастер-класса, презентации необходимо, чтобы помещение соответствовало ряду требований:

  • хорошая вентиляция – не должно быть душно, накурено, никакого затхлого воздуха;
  • наличие жалюзи или штор, если нужно затемнить помещение для работы проектора;
  • достаточное искусственное и естественное освещение;
  • звукоизоляция, чтобы никто по соседству не мешал громкой музыкой или ораторской деятельностью;
  • удобная мебель в достаточном количестве.

Если хоть какой-то пункт из списка будет отсутствовать, то мероприятие может пойти не по плану. Гостю стало плохо из-за жары, люди ничего не услышали и не поняли из-за танцев по соседству, презентацию никто не рассмотрел из-за яркого света. Чтобы этого не случилось, обязательно нужно перед заказом подъехать на место и всё осмотреть лично. Убедитесь, что здание соответствует критериям, подходит для планируемого мероприятия. Только тогда можно договариваться об аренде и не переживать о форс-мажорах. Успех любого дела зависит от подготовки и организации, поэтому доверяйте только профессионалам, проверенным конференц-центрам.